La importancia del plan de contingencia

Antes de mencionar la importancia y beneficios de un plan de contingencia debemos de conocer lo que es un plan de contingencia.

 Un plan de contingencia es una estrategia de respaldo para el equipo u organización que se plantean a nivel estratégico, operativo, organizacional y personal, en caso de que se presente cualquier incidente que pueda afectar a la empresa. Es decir, consiste en anticiparse a posibles situaciones de riesgo, para poder reducir en lo posible el impacto negativo sobre la empresa.

Su principal función es diseñar una serie de procedimientos e instrucciones alternativas a las condiciones operativas normales de la empresa, a través de los cuales  permita el funcionamiento de la empresa tras un incidente de cualquier tipo.

‍

‍

Para que el plan de contingencia sea eficaz, se requiere realizar una investigación, evaluar los riesgos y una adecuada planificación. Para elaborar un plan de contingencia, te mencionamos 8 pasos:

1.- Haz una lista de los riesgos

Si queremos ser capaces de resolver o prevenir los riesgos, primero debemos de saber cuáles son. Hay que empezar haciendo una lista de todos y cada uno de los riesgos que puedan afectar a la empresa. Debemos de asegurarnos que los planes de contingencia estén alineados con el alcance y magnitud de los riesgos que sean nuestra responsabilidad abordar.

‍

2.- Evaluar los riesgos según su gravedad y probabilidad

No es necesario que cada riesgo que identificamos cuente con su propio plan de contingencia. En este paso se debe asignar a cada riesgo su grado de gravedad y probabilidad. Existen 2 métricas para la evaluación del riesgo: la gravedad del impacto si el riesgo llegará a ocurrir y que tan probable es que ocurra.

‍

3.- Identifica riesgos importantes

Ya que cada riesgo cuente con su grado de gravedad y probabilidad, debemos de decidir cuales son los riesgos más importantes a abordar en la medida de lo posible. Si tenemos un riesgo de alta probabilidad y alta gravedad, definitivamente se debe crear un plan de contingencia. Mientras que no sería necesario crear un plan para un riesgo de baja probabilidad y baja gravedad.

Un ejemplo de cómo podrían desarrollarse los diferentes riesgos y de posibles escenarios de plan de contingencia son:

• ‍Gravedad alta y probabilidad alta o gravedad media y probabilidad alta: se deben de crear planes de contingencia sólidos para este tipo de riesgos. Se recomienda tener un plan de emergencia y de mitigación en caso de que ocurran estos riesgos, para poder reanudar las operaciones comerciales normales lo más rápido posible. ‍
• Gravedad alta y probabilidad media: este tipo de riesgos también deben de tener un plan. Aunque es menos probable que sucedan, pueden impactar de forma severa a las funciones de la empresa. La planificación anticipada para el peor de los casos puede ayudar a actuar de forma rápida ante eventos inesperados. ‍
• Gravedad alta y probabilidad baja: también se recomienda contar con un plan para este tipo de riesgos. La única diferencia en estos planes es con quién deben compartirse una vez que estén terminados. No hay necesidad de compartirlos con todos, ya que son menos relevantes. ‍
• Gravedad media y probabilidad media o gravedad baja y probabilidad alta: considera planes de contingencia sólidos para estos riesgos. Se puede tener una pequeña reunión con las partes interesadas para estos planes o adoptar un enfoque menos riguroso. ‍
• Gravedad media y probabilidad baja, gravedad baja y probabilidad media o gravedad baja y probabilidad baja: no es necesario contar con un plan de contingencia para estos riesgos, ya que es probable que no sucedan o que no afecten las funciones de la empresa si llegarán a ocurrir.

‍

‍

4.- Crear un plan de contingencia para los mayores riesgos

Crea un plan para cada riesgo que hayamos identificado como importante. En ese plan se debe describir el nivel de riesgo y organizar una lluvia de ideas sobre el procedimiento de cómo debe actuar el equipo si el riesgo llega a ocurrir.

Se debe de incluir información sobre quiénes deben participar y recibir informes, la respuesta inmediata, responsabilidades clave, los factores desencadenantes que pondrán en marcha el plan.

5.- Obtener aprobación para tu plan de contingencia

Asegúrate de que los líderes relevantes de la empresa conozcan el plan y estén de acuerdo con el curso de acción y las medidas preventivas. Recordemos que al crear un plan de contingencia, estamos capacitando al equipo para que responda rápidamente ante un riesgo, pero también debemos asegurarnos de que sea el correcto.

6.- Comparte tus planes de contingencia

Una vez que esté terminado y aprobado, se comparte con las personas adecuadas.

‍

7.- Supervisa tu plan de contingencia

Revisa el plan de contingencia con frecuencia para asegurarnos de que aún sea correcto. Actualízalo tomando en cuenta el panorama empresarial, nuevas contrataciones. Además podemos darnos cuenta que es probable que algunos escenarios que eran preocupantes no lleguen a suceder, o si llegará a pasar, no afectaría al equipo.

8.- Crea nuevos planes de contingencia, en caso de ser necesario

Si descubrimos un nuevo riesgo y tiene una gravedad o probabilidad alta, se debe crear un nuevo plan de contingencia para ese riesgo.

‍

Crear un plan de contingencia puede suponer mucho trabajo, pero si alguna vez necesitas usarlo, te alegrarás de haberlo creado.